Podokno Volno
Podokno Volno tvoří dvě hlavní části:
- Podokno Zůstatek, kde se zobrazuje zůstatek volna pro typ volna, který vyberete v rozevíracím seznamu v levém horním rohu okna Volno. Legenda umístěná ve spodní části podokna Zůstatek vysvětluje význam jednotlivých barev.
- Kalendář, který zobrazuje žádosti o volno a jejich stav. Dny, na něž žádáte o volno, jsou zobrazeny barevně. Tato barva se mění v závislosti na stavu žádosti.
Kalendář volna
Vedle každého data v kalendáři se nachází zaškrtávací políčko.
- Chcete-li vytvořit novou žádost o volno, zaškrtněte jedno či více políček a klepněte na tlačítko Nový. Další informace o vytváření nových žádostí o volno naleznete v části Žádost o volno.
- Chcete-li změnit stávající žádost o volno, zaškrtněte jedno či více políček vedle dat, pro která jsou zadány žádosti o volno, a klepněte na tlačítko Upravit. Další informace o úpravě stávajících žádostí o volno naleznete v části Úprava volna.
- Chcete-li odvolat žádost o volno, zaškrtněte jedno či více políček vedle dat, pro která jsou zadány žádosti o volno, a klepněte na tlačítko Odvolat. Další informace o funkci odvolání naleznete v tématu Odvolání požadavku na volno.
- Chcete-li odstranit žádost o volno, zaškrtněte jedno či více políček vedle dat, pro která jsou zadány žádosti o volno, a klepněte na tlačítko Odstranit. Další informace o odstranění žádosti o volno naleznete v tématu Odstranění volna.
- Chcete-li zobrazit všechna stávající data o volnu pro konkrétní den kalendáře, najeďte kurzorem na buňku příslušného dne. Kontextové okno zobrazí všechna data o volnu pro tento den, například: datum, název, počáteční/koncový čas, stav, důvod, poznámky.
Poznámky představují komentáře vložené supervizorem nebo správcem při schválení nebo zamítnutí položky volna.
Důvod vysvětluje, proč systém WFM vložil položku volna do určitého stavu, například Zamítnuto nebo Nenaplánováno.
Podokno Zůstatek
Chcete-li zobrazit zůstatek konkrétního typu volna, vyberte typ volna z rozevíracího seznamu v levé horní části okna Volno.
Následující tabulka vysvětluje jednotlivé kategorie, které se objevují v podokně Zůstatek.
| Část Hodiny volna |
Přičteno | Uvádí celkový počet hodin volna přičtených za aktuální období až po zvolený den. (Chcete-li zobrazit počet přičtených hodin za celé období, vyberte poslední den tohoto období.) |
| Bonus | Uvádí celkový počet bonusových hodin volna. Bonusové hodiny nastavuje supervizor nebo správce plánování. Jsou zahrnuty v celkovém zůstatku volna. | |
| Převedeno | Uvádí celkový počet hodin volna převedených z předchozího období. U některých společností je počet hodin, které lze převést z jednoho roku do následujícího, omezen. | |
| Kredit | Uvádí celkový počet hodin, které lze vyčerpat dopředu, je-li to přípustné. (U některých společností je možné požadovat více volna, než máte aktuálně přičteno, přičemž se očekává, že potřebný čas nashromáždíte do konce roku.) | |
| Plánováno | Uvádí celkový počet naplánovaných hodin volna za aktuální období až po zvolený den. Chcete-li zobrazit počet naplánovaných hodin za celé období, vyberte poslední den tohoto období. V modulu Volno nelze odebrat naplánované nebo schválené volno, ale lze odebrat preferované volno. | |
| Schváleno | Uvádí celkový počet požadovaných hodin volna, které byly schváleny. Chcete-li zobrazit počet schválených hodin za celé období, vyberte poslední den tohoto období. | |
| Výjimky | Uvádí celkový počet výjimek pro část dne použitých jako hodiny volna, které byly schváleny. | |
| Preferováno | Uvádí celkový počet hodin preferovaného volna (požadovaných, ale zatím nezamítnutých, neschválených nebo nenaplánovaných). Chcete-li zobrazit počet preferovaných hodin za celé období, vyberte poslední den tohoto období. | |
| Zůstatek | Uvádí celkový počet hodin volna za aktuální období až po zvolený den. Zůstatek se počítá jako součet přičtených, bonusových a převedených hodin a hodin kreditu minus počet schválených, preferovaných, výjimečných a naplánovaných hodin. Pamatujte, že limit tohoto zůstatku je možné překročit. Pokud je hranice dosažena před koncem období přičítání, agent může postupně přičítat více času, pokud to požaduje a supervizor toto přičítání schválí. | |
| Celková hodnota období přičítání | Uvádí celkový počet hodin volna, na které máte nárok v aktuálním období. Tato hodnota se změní jen tehdy, když vyberete den v jiném období pro volno. | |
| Obrátka (týdny) | Pokud supervizor povolil automatické schvalování volna, musíte své preference volna zadat alespoň tento počet týdnů před prvním dnem požadovaného volna. Vaše preference budou automaticky schváleny, pokud vaše nepřítomnost nadměrně nezatíží společnost a máte dostatek hodin volna k pokrytí své žádosti. | |
| Legenda | Každý ze stavů (Zamítnuto; Schváleno; Preferováno; Naplánováno, Odvoláno; Naplánováno; Nenaplánováno; Odvoláno; Částečné) je představován vlastní barvou. Částečné znamená žádost o volno na část dne. | |
| Období nabídek | Název | Název období nabídek. V tomto poli naleznete všechna nastavená období nabídek pro daný rok, která zatím nebyla zpracována. |
| Začátek | Počáteční datum a čas období nabídek. | |
| Konec | Konečné datum a čas období nabídek. | |
| Termín zpracování | Datum a čas zpracování žádostí z daného období nabídek. | |
| Minimální počet dnů v žádosti | Minimální počet dnů v každé z žádostí. | |
| Klepnutím zobrazíte připojenou zprávu (odkaz) | Po klepnutí na odkaz se otevře dialogové okno s poznámkami nebo dalšími informacemi o období nabídek. Poznámka: Pokud vedoucí žádné poznámky neuvede, odkaz nebude k dispozici. |
Každé datum v kalendáři je zároveň i odkazem. Po klepnutí na datum se podokno Zůstatek obnoví a namísto aktuálního dne zobrazí zůstatek volna ke dni, na který jste klepli. Například klepnete-li na den před dnem, kdy si chcete vzít dovolenou, uvidíte, zda jste nashromáždili dostatek volna k tomu, abyste si dovolenou mohli vybrat.
- Údaje se týkají aktuálního období pro volno. Jedná se o období od data posledního převedení (obvykle 1. leden), nebo pokud datum převedení ještě nenastalo, období od data vašeho nástupu. Datum převedení se může pro různé typy volna lišit.
- Jestliže pro zvolený rok nebylo nastaveno žádné období nabídek, údaj Období nabídek se nezobrazí.
Kdy nelze typy volna použít
V rozevíracím seznamu v levém horním rohu obrazovek plánovače volna jsou zahrnuty všechny typy volna, které jsou pro danou lokalitu nakonfigurovány. Některé z nich se vás však nemusí týkat. (Agenti jsou přiřazeni k pravidlům pro volno, která jsou dále přiřazena k typům volna.)
Podle potřeby lze vytvářet, upravovat, odstraňovat a odvolávat žádosti o volno pouze pro typy, které odpovídají pravidlu pro volno, jež je příslušnému agentovi přiděleno. Mohou se vám tedy zobrazovat typy volna příslušné k pravidlům pro volno, které vám již nejsou přiřazeny. Tyto „staré“ typy volna se nadále zobrazují, není však možné s nimi operovat. Zobrazují se pod legendou —Ostatní— v rozevíracím seznamu.
Typy volna, které můžete využívat, jsou uvedeny nad legendou —Ostatní—.
Aplikace Workforce Management umožňuje vybrat typ volna pod legendou —Ostatní— v poli rozevíracího seznamu, nebudete s ním ale moci provádět žádné operace (např. žádat o volno nebo si prohlédnout zůstatek volna).