Omezení volna

V rámci modulu Kalendář můžete pomocí Omezení volna určovat počet agentů, kteří mají povoleno vybrat si volno tak, aby to negativně neovlivnilo schopnost plnit cíle služby. Omezení volna můžete nakonfigurovat pro agenty, kteří provádějí konkrétní aktivitu, pro všechny agenty v týmu nebo pro všechny agenty v lokalitě. Můžete také provést následující:

• Nastavit omezení pro maximální počet nebo maximální procento agentů, kteří mohou mít v daný čas najednou volno.
• Nastavit různá omezení volna pro každý časový krok během dne, aby si mohli agenti vybírat volno během období mimo pracovní špičku.
• Zobrazit skutečné procento počtu agentů, u kterých je naplánováno, že mají mít volno. Omezení lze porovnat se skutečnými hodnotami.
• Nastavit minimální omezení volna pro každý časový krok. Podrobnosti najdete v části Nastavení minimálních omezení volna.

Tip

Omezení volna platí pro všechny typy volna, které mají na kartě Vlastnosti v okně Typy volna vybrán parametr Započítání do omezení volna. Pro jednotlivé typy volna nelze nastavit samostatná omezení volna.

Pokud není políčko Započítání do omezení volna u typu volna zaškrtnuto, neplatí pro daný typ volna žádná omezení volna.

Po publikování hlavního plánu služba kalendáře stále umožňuje agentům přístup k položkám volna. Tyto položky jsou však automaticky označeny jako nenaplánované s důvodem Položka není naplánována, protože pro tento den již byl vytvořen nový plán. Tyto položky také nejsou zkontrolovány oproti omezením volna, protože nejsou naplánovány. To je běžné, protože plánování (kalendář) se obvykle provádí před vytvořením plánu.

Nastavení omezení volna

Při ruční úpravě tabulky omezení volna postupujte podle zde uvedených pokynů nebo použijte průvodce nastavením omezení volna a nastavte tato omezení:

1. Vyberte kartu Kalendář.
2. V nabídce Zobrazení vyberte položku Omezení volna.
3. Vyberte lokalitu, aktivitu pro více lokalit, tým nebo aktivitu ve stromové struktuře objektů. Nelze vybrat obchodní jednotku ani jednotlivé agenty.
4. Vyberte období, které bude v tabulce zobrazeno: rok (výchozí), měsíc nebo týden. V textovém poli Členitost, které je jen pro čtení, se zobrazí členění spojené s vybraným obdobím.
5. Zadejte nebo vyberte datum pomocí prvku pro výběr data v horní části okna.
   Pokud vyberete jiný den než první den vybraného období, zobrazí se ve výchozím nastavení první den. Pokud například vyberete měsíc a potom vyberete datum 12. srpna, zobrazí se rozmezí 1.–31. srpna.
6. Chcete-li z tabulky odebrat sloupec, zrušte zaškrtnutí políčka vedle názvu sloupce.
   V tabulce se zobrazí aktuální data pro objekt a kalendářní data, která jste vybrali. Vysvětlení dat zobrazených v jednotlivých sloupcích najdete v části Tabulka omezení volna.
   Tip

   Sada sloupců se opakuje v každém řádku sedmkrát. Každé opakování obsahuje hodnoty pro jeden den týdne.
7. Pro každé období (představované řádkem) zadejte hodnotu přímo do buňky Max. počet agentů nebo Max. % (nebo do obou buněk). Pomocí funkcí kopírování a vložení systému Windows můžete kopírovat a vkládat hodnoty do buněk. Pokud zadáte hodnoty do obou sloupců, použije aplikace WFM nižší omezení.
   • Žádná omezení volna—Ponechejte buňku prázdnou.
   • Není povolen volný čas—Zadejte hodnotu 0.
   • Povolen volný čas—Zadejte počet nebo procento agentů, kteří mohou mít volno.
   Buňky s šedým pozadím nelze upravit. Buď nespadají do vybraného obrobí, nebo obsahují hodnoty, které aplikace WFM generuje automaticky.
   Tip

   Pokud jste jako období zvolili týden, zobrazí se řádek minima. Obsahuje minimální omezení zadané do jakékoli buňky. Informace o tom, jak tuto funkci používat, získáte v části Nastavení minimálních omezení volna.
8. Pokud chcete pro konkrétní rozsah dat nastavit různé hodnoty, klikněte na tlačítko Nastavit hodnoty, které je umístěno na panelu nástrojů Akce, nebo vyberte z nabídky Akce příkaz Nastavit hodnotu. Pokyny k používání této funkce najdete v tématu Dialogové okno Nastavit hodnoty.
9. Chcete-li změny zachovat, klikněte na tlačítko Uložit umístěné na panelu nástrojů Akce nebo vyberte příkaz Uložit v nabídce Akce.  
   Important

   Pokud snížíte omezení volna pro dané období nebo pokud agenty přiřadíte do jiného týmu po naplánování období volna, mohou být omezení pro konkrétní období překročena. V takovém případě je u agentů zachováno veškeré dříve naplánované volno, a to i v případě, že omezení byla překročena.

Tabulka omezení volna

V tabulce omezení volna se zobrazí řádky pro každý týden (pokud je zvoleno období roku nebo měsíce) nebo pro každý 15minutový časový krok (pokud je zvoleno období týdne).

Pokud jste vybrali období Týden, v tabulce se rovněž zobrazí řádek Minimální, v němž se zobrazuje nejnižší hodnota nastavené v některém z časových kroků během dne.

Sloupce v této tabulce:

• Týden/Časový krok—Pokud je vybráno období Rok nebo Měsíc, obsahuje tento sloupec kalendářní data každého týdne v období. Pokud je zvoleno období Týden, je ve sloupci uveden každý 15minutový časový krok dne.
• Max. agentů—Zadejte celou hodnotu pro nejvyšší počet agentů v rámci zvolené lokality, týmu nebo aktivity, kteří mají povoleno vybrat si volný čas ve vybraném období. Musí se jednat o celé číslo, zlomky jsou proto zaokrouhleny dolů.
• Max. %—Zadejte procentuální hodnotu pro nejvyšší počet agentů v rámci zvolené lokality, týmu nebo aktivity, kteří mají povoleno vybrat si volno ve vybraném období.
• Max. % agentů—Aplikace WFM automaticky vypočítá maximální počet agentů (zaokrouhleno k nejbližšímu celému číslu), kteří si mohou vybrat volný čas na základě procentuální hodnoty, kterou jste zadali. Tento sloupec je pouze pro čtení.
• Skutečný počet agentů—Skutečný počet agentů v rámci vybrané lokality, týmu nebo aktivity, kteří mají ve vybraném období naplánováno volno. Pokud není pro daný den k dispozici žádný plán, budou se agenti se schváleným nebo preferovaným volnem počítat také jako skuteční agenti s volnem. Tento sloupec je pouze pro čtení.
• Skutečné %—Uvádí skutečné procento agentů v rámci vybrané lokality, týmu nebo aktivity, kteří mají ve vybraném období naplánováno volno. Tento sloupec je pouze pro čtení.

Nastavení minimálních omezení volna

Postup nastavení minimálních omezení:

1. Vyberte obdobíTýden.
2. Do buněk pro každý časový krok zadejte omezení volna.
   Ve výchozím nastavení se v řádku minima zobrazuje nejnižší limit zadaný do kterékoli buňky sloupce.
3. Chcete-li nastavit minimum pro více časových kroků najednou, zadejte hodnotu přímo do jedné z buněk v řádku Minimum.
   Tato nová minimální hodnota je automaticky použita pro všechny buňky obsahující nižší omezení volna. Buňky s vyšším časovým omezením nebudou ovlivněny.
   Minimální hodnota nastavená v zobrazení Týden se zobrazí jako hodnota Denně v zobrazení Rok a Měsíc.

Tip

Přestože nelze zobrazit řádek Minimum, pokud vyberete zobrazení Měsíc nebo Rok, zadáním omezení volna, které je nižší než aktuální minimum, do jednoho z těchto zobrazení dojde automaticky ke změnám minimální hodnoty v zobrazení Týden.